Comment créer des documents accessibles dans Office 2016

Pratiques accessibles pour la création de documents numériques dans Office 2016.

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Qu'est-ce qu'un document accessible ?

Un document accessible est entièrement utilisable par les personnes avec et sans handicap. Rendre vos documents accessibles permet aux utilisateurs de les naviguer de différentes manières.

Par exemple, une personne aveugle peut utiliser un lecteur d'écran ou un affichage en braille. Une personne ayant une déficience motrice peut utiliser un clavier plutôt qu'une souris. D'autres utilisateurs peuvent avoir besoin d'ajuster la taille de la police ou l'espacement pour compenser une perte de vision ou des handicaps cognitifs.

Respect des normes d'accessibilité

L'accessibilité du contenu numérique (y compris les pages Web et les documents) est évaluée selon les directives pour l'accessibilité du contenu Web (WCAG). Suivre ce guide ne garantit pas une conformité totale à ces directives, mais c'est un bon début !

Rédaction du contenu

Utiliser un langage clair permet à tout le monde, y compris les personnes ayant des handicaps cognitifs, de comprendre le contenu des documents et d'utiliser l'information efficacement. Les documents doivent être clairs, concis et bien organisés.

Utilisez des phrases courtes et un langage clair
Évaluez à un niveau de lecture de 8e année
Évitez le jargon et les mots inhabituels
Définissez les acronymes lors de leur première utilisation
Suivez les meilleures pratiques pour le sujet et le public visé

Structure du document

Titres

Une bonne structure de titres facilite la navigation et la localisation du contenu, en particulier pour les utilisateurs de lecteurs d'écran. Il est crucial d'utiliser les styles de titres intégrés pour tous les titres.

Appliquez un ordre de titres logique et consécutif où les titres de niveau supérieur fournissent un contexte aux titres de niveau inférieur. Ne sautez pas les niveaux de titres. Par exemple :

Les sous-sections d'un titre de niveau 1 doivent être de niveau 2, pas 3 ou 4
Les sous-sections d'un titre de niveau 2 doivent être de niveau 3, etc.

Évitez ces erreurs courantes de titres :

Formater le texte (gras, taille plus grande) au lieu d'utiliser les styles de titres
Utiliser les styles de titres pour formater le texte (gras, taille plus grande) lorsque le texte n'est pas un titre
Utiliser des couleurs, tailles ou polices différentes pour des titres de même niveau

Tableaux

Les tableaux peuvent être difficiles à naviguer ou à modifier pour les utilisateurs de lecteurs d'écran. Concevez des tableaux aussi simples que possible.

N'utilisez pas de tableaux pour la mise en page / le style
Utilisez les fonctionnalités logicielles intégrées pour créer des tableaux
Définissez les en-têtes de colonne et de ligne
Ajoutez un texte alternatif aux tableaux avec un résumé court du contenu
Évitez les tableaux imbriqués, les cellules fusionnées, les cellules divisées ou les lignes / colonnes vides

Liens vers des sites Web

Le texte du lien doit avoir un sens même lorsqu'il est lu hors contexte, par exemple dans une liste de liens.

Utilisez le nom du site Web ou de l'organisation comme texte de lien
N'utilisez pas l'URL comme texte de lien, sauf si l'URL complète doit apparaître en version imprimée
Évitez les formulations générales comme « Cliquez ici » ou « Pour en savoir plus »
Utilisez un texte de lien aussi court que possible tout en précisant clairement la destination du lien

Autres éléments spéciaux

Utilisez les fonctionnalités logicielles intégrées pour créer des éléments qui doivent être traités différemment du texte normal. Ceux-ci incluent :

Les listes à puces et numérotées
La table des matières
Les en-têtes, pieds de page et numéros de page

Évitez d'utiliser des zones de texte. Les lecteurs d'écran les ignorent généralement et les utilisateurs de clavier ne peuvent pas y accéder.

Mise en forme

Couleurs

Le texte doit avoir un rapport de contraste d'au moins 4,5:1 par rapport à l'arrière-plan. Le texte noir sur un fond blanc est toujours un choix sûr.

Vérifiez le contraste avec l'Analyseur de contraste des couleurs ou le vérificateur de contraste de WebAIM
Évitez les images de fond complexes. Si vous devez utiliser une image de fond, utilisez le vérificateur a11y de texte sur image de fond
Ajoutez une bordure ou un contour contrastant autour du texte lorsque l'arrière-plan ne peut pas être changé pour respecter les exigences de contraste

Les mêmes principes s'appliquent aux éléments non textuels significatifs tels que les icônes et les graphiques, mais l'exigence est assouplie à 3:1. Par exemple, les tranches adjacentes d'un diagramme en camembert doivent être faciles à distinguer les unes des autres.

Polices

Choisissez des polices et des styles faciles à lire plutôt que décoratifs.

Utilisez des polices sans empattement avec un espacement suffisant entre les lettres et les lignes
- Arial, Verdana et Calibri sont toutes des polices sans empattement
La taille du texte du corps doit être de 11 à 14 points pour un document de style imprimé comme celui-ci
- Certaines polices paraissent plus grandes que d'autres. Comparez avec Arial en taille 12 points.
Des polices plus grandes doivent être utilisées pour les présentations (minimum 18 points)
Évitez d'utiliser l'italique pour plus de quelques mots

Ne vous fiez pas uniquement à la mise en forme visuelle pour transmettre des informations. Par exemple, évitez les phrases comme « tâches prioritaires en gras », « modifications surlignées en jaune » ou « voir la barre latérale gauche pour plus de détails ».

Éléments non textuels

Les éléments visuels tels que les photos, icônes, diagrammes et tableaux doivent inclure un texte alternatif (« alt text ») qui répond brièvement à la question « Quelle information l'image transmet-elle ? ».

Un bon point de départ pour rédiger un texte alternatif est d'imaginer que vous décrivez l'image à une personne au téléphone.

Texte alternatif court

Gardez vos descriptions aussi brèves que possible (maximum 65 caractères). Ignorez les détails qui ne concernent pas le document. Par exemple, une photo d'un groupe d'étudiants apparaît dans un document sur le recrutement d'étudiants d'été.

Bien : « Étudiants en formation dans une salle de réunion »
Trop long : « Cinq étudiants en tenue professionnelle assis dans une salle de réunion regardant un écran de projecteur tandis que le présentateur fait un geste vers l'étudiant le plus à gauche »

Évitez ces erreurs courantes de texte alternatif :

Mettre du texte à l'intérieur d'une image
- Si les images de texte ne peuvent pas être évitées, incluez tout le texte visible dans le texte alternatif
Commencer chaque description par « Image de… »
- Commencez par « Capture d'écran de… » si l'image est une capture d'écran
Répéter le texte d'une légende adjacente
Décrire des images décoratives (qui ne transmettent aucune information significative)
- Au lieu de cela, définissez alt="" pour le web, ou définissez la description comme « décoratif » dans Word

Description textuelle longue

Parfois, le texte alternatif court ne suffit pas à décrire l'élément visuel. Dans ces cas, vous devez également fournir une description longue. Incluez-la dans le texte visible si possible.

Exemples :

Plan de route avec directions : Décrivez chaque étape nécessaire pour suivre les instructions
Organigramme : Utilisez des composants numérotés pour décrire complètement le processus
Graphique linéaire : Décrivez les tendances, puis incluez les points de données dans un tableau

Pour plus d'exemples, consultez le tutoriel du W3C sur les Images complexes.

Vidéo, audio et multimédia

Les fichiers audio ou vidéo intégrés nécessitent une transcription. Les vidéos doivent comporter des sous-titres et une description audio. Les commandes du lecteur — démarrer, pause et arrêt — doivent être accessibles.

Ressources supplémentaires