Créer des documents accessibles dans Word

Version 1.3 | Mars 2024

Collage de texte

Pour coller du contenu provenant d’une autre source :

1. placez le curseur à l’endroit souhaité;
2. appuyez sur Maj + F10 (ou cliquez avec le bouton droit de la souris);
3. appuyez sur T (ou sous les Options de collage, sélectionnez Conserver uniquement le texte).

Rédaction de contenu

• Rédigez des phrases courtes.
• Utilisez des mots simples et courants, plutôt que du jargon ou un vocabulaire « impressionnant ».
• Définissez les abréviations dès la première utilisation, par exemple : Services partagés Canada (SPC).
• Utilisez la majuscule en début de phrase au lieu de majuscules en début de mot ou de TOUT EN MAJUSCULES, même pour les titres.
• En français, incluez les accents sur les majuscules.
• Après avoir précisé les langues de vérification, utilisez les outils de vérification linguistique dans l’onglet Révision.

Titres

• Organisez les documents en utilisant l’onglet Accueil > le groupe Styles > les styles de titre. Par exemple, Titre 1, Titre 2, Titre 3 en ordre croissant.
• Chaque titre doit être unique et descriptif.

Formatage du contenu

• Formatez le contenu en appliquant Styles, au lieu des commandes de formatage direct dans le groupe Police, par exemple :
  • appliquez le style Élevé au lieu de Gras;
  • appliquez le style Accentuation au lieu de Italique.
• Sélectionnez des polices simples sans empattement, comme Arial, à partir de l’onglet Dessin > du menu Polices.
• À l’onglet Accueil dans le groupe Styles, sélectionnez la police qui se termine par :
  • « (En-têtes) » pour les styles Titre;
  • « (Corps) » pour tous les autres styles.
• Formatez les styles pour qu’ils soient alignés à gauche, plutôt qu’au centre, à droite ou justifiés.
• Alignez le texte en utilisant Retraits et Tabulations, au lieu d’ajouter plusieurs espaces.
• Formatez les styles en utilisant l’espacement de paragraphe Avant et Après, au lieu d’ajouter des retours à la ligne vides (touche Entrée).
• Pour visualiser les retours et les espaces, appuyez sur Alt, L, (ZP), 8; ou sélectionnez l’onglet Accueil > le groupe Paragraphe (si cela est nécessaire) > les marques de paragraphe Afficher/masquer (¶).
• Pour déplacer un paragraphe à la page suivante, insérez un saut de page en appuyant sur Ctrl + Entrée, au lieu des retours à la ligne vides.

Listes

À partir de l’onglet Accueil, utilisez :

• Puces pour les listes non numérotées;

1. Numérotation pour les listes numérotées.

Liens

• Utilisez toujours un texte de lien significatif pour que le lecteur sache où le lien le mène, par exemple « Services partagés Canada », au lieu de « cliquez ici » ou « en savoir plus ».
• Les documents Word imprimés doivent également afficher l’URL.
• N’ ajoutez pas d’hyperliens aux images.

Images

L’Option de disposition des images doit être réglé à Aligné sur le texte (à moins que l’image soit décorative). Sélectionnez l’image; appuyez sur les touches Maj + F10 (ou cliquez avec le bouton droit de la souris); sélectionnez Habillage; et sélectionnez Aligné sur le texte. Toutes les images doivent être accompagnées d’un texte de remplacement. Ce texte doit transmettre le sens de l’image. Si une image est décorative, tapez « Décorative ».

Pour accéder au panneau Texte de remplacement :

1. sélectionnez l’image;
2. appuyez sur les touches Maj + F10 (ou cliquez avec le bouton droit de la souris);
3. sélectionnez Afficher le texte de remplacement.

Remarque : Le texte de remplacement devrait comporter moins de 120 caractères.

Les images complexes (comme des graphiques et des tableaux) doivent être accompagnées d’un texte de remplacement et d’une longue description contenant tous les renseignements relatifs à l’image, comme les données et les tendances.

Ce qu’il faut éviter :

• les images de texte;
• SmartArt;
• les objets groupés.

Tableaux

• Utilisez les tableaux uniquement pour les données.
• Définissez tous les tableaux. Sélectionnez l’onglet Création de tableau > le groupe Options de style de tableau (si cela est nécessaire) > Cochez toutes les options pertinentes. La case Ligne d’en-tête est obligatoire.
• Au lieu d’ajouter un texte alternatif dans la boîte de dialogue Propriétés du tableau, insérez votre titre dans la ligne au-dessus du tableau. Sélectionnez l'onglet Références > Insérer une légende > changez l'option Texte à "Tableau" > puis saisissez le titre après le chiffre.

Ce qu’il faut éviter :

• l’outil Dessiner un tableau;
• les captures d’écran ou les images de tableaux;
• les cellules fusionnées ou fractionnées;
• les tableaux imbriqués;
• les cellules vides;
• les objets autres que du texte dans les cellules.

Supports

Évitez les supports audio ou vidéo, ou les éléments d’animation dans un document Word.

Couleurs et contraste

Lorsque vous ajoutez des couleurs à un document, sélectionnez la couleur Automatique et les couleurs d’accentuation du thème. Les utilisateurs peuvent facilement réduire leurs obstacles en appliquant leurs propres couleurs (à partir de l’onglet Conception > menu Couleurs).

Assurez-vous que le contraste entre le texte et l’arrière-plan soit suffisant. Les renseignements doivent être transmis par d’autres moyens que la couleur seulement. Par exemple, ajoutez une bordure ou une forme différente.

Ce qu’il faut éviter : les images d’arrière-plan.

Langues

Créez des documents distincts pour chaque langue afin d’optimiser l’accessibilité. Si vous devez créer un document multilingue, utilisez Word pour bureau pour définir la langue de vérification :

1. sélectionnez tous les paragraphes (appuyez sur Ctrl + A);
2. appuyez sur Alt, R, (ZL), J, L ou sélectionnez l’onglet Révision > le groupe Langue (si cela est nécessaire) > le menu Langue > Définir la langue de vérification.

Définissez la langue des paragraphes en fonction de leur langue.

Vérification de l’accessibilité

Pour utiliser le vérificateur d’accessibilité, sélectionnez :

1. l’onglet Révision;
2. le groupe Accessibilité;
3. Vérifier l’accessibilité;
4. l’option Poursuivre l’exécution du vérificateur d’accessibilité pendant que je travaille.

Le vérificateur d’accessibilité est un bon début, mais il ne permet pas de détecter tous les problèmes.

De Word à PDF

Remarque : La plupart des fichiers PDF ne sont pas accessibles. Dans la mesure du possible, transmettez votre document Word. Si vous devez créer une version PDF de votre document :

1. appuyez sur Alt, F, I, U ou sélectionnez l’onglet Fichier > le menu Exporter > le sous-menu Créer un document PDF/XPS > Créer PDF/XPS;
2. à partir de la boîte de dialogue Publier comme PDF ou XPS, sélectionnez le bouton Options;
3. à partir de la boîte de dialogue Options, cochez toutes les options dans la rubrique Inclure les informations non imprimables;
4. appuyez sur OK;
5. sélectionnez Publier.

Détails de la page

Date de modification :

2024-10-03