Créer des courriels accessibles dans Outlook

Version 1.3 | Mars 2024

Collage de texte

Pour coller du contenu provenant d’une autre source :

1. placez le curseur à l’endroit souhaité;
2. appuyez sur Maj + F10 (ou cliquez avec le bouton droit de la souris);
3. appuyez sur T (ou sous les Options de collage, sélectionnez Conserver uniquement le texte).

Rédaction de contenu

• Écrivez en langage simple.
• Utilisez des polices sans empattement (comme Arial) au lieu des polices avec empattement (comme Times New Roman).
• Utilisez la majuscule en début de phrase au lieu de majuscules en début de chaque mot ou de TOUT EN MAJUSCULES, même pour les titres.
• Définissez les abréviations dès la première utilisation, par exemple : Services partagés Canada (SPC).
• Utilisez des mots simples et courants, plutôt que du jargon ou un vocabulaire « impressionnant ».

Titres

• Organisez les courriels plus longs en utilisant l’onglet Format du texte > le menu Style > les styles de Titre. Par exemple, Titre 1, Titre 2, Titre 3 en ordre croissant, au besoin.
• Chaque titre doit être unique et descriptif.

Formatage du contenu

• Alignez le texte à gauche, plutôt qu’au centre, à la droite ou justifiés.
• Utilisez les Styles prédéfinis pour formater du texte (Normal pour le corps du texte, Élevé pour le texte en gras, et Accentuation pour le texte en italique).
• Utilisez le thème Outlook par défaut. Les autres thèmes peuvent présenter des obstacles en matière d’’accessibilité.
• Éviter de formater le texte directement (les commandes de l’onglet Message > groupe Texte simple, ou l’onglet Format du texte > groupe Police).

Liens

Donnez des noms précis aux liens. Par exemple, « découvrez les offres » au lieu de « cliquez ici » ou « en savoir plus ».

Listes

Pour les listes, utilisez des listes à puces ou des listes numérotées à partir de l’onglet Accueil > du groupe Texte simple > et du menu Puces.

Images

L’Option de mise en page des images doit être définie sur Aligné sur le texte (à moins qu’elles ne soient décoratives). Sélectionnez l’image > appuyez sur les touches Maj + F10 (ou cliquez avec le bouton droit de la souris) > sélectionnez Habiller le texte > sélectionnez Aligné sur le texte.

Toutes les images doivent être accompagnées d’un texte de remplacement. Ce texte doit transmettre le sens de l’image. Si une image est décorative, tapez « Décorative ».

Pour accéder au panneau Texte de remplacement :

1. sélectionnez l’image;
2. appuyez sur les touches Maj + F10 (ou cliquez avec le bouton droit de la souris);
3. sélectionnez Afficher le texte de remplacement.

Remarque : Le texte de remplacement devrait comporter moins de 120 caractères.

Les images complexes (comme des graphiques et des tableaux) doivent être accompagnées d’un texte de remplacement et d’une longue description contenant tous les renseignements relatifs à l’image, comme les données et les tendances.

Ce qu’il faut éviter :

• les images de texte ou de signatures;
• SmartArt;
• les objets groupés.

Tableaux

• Utilisez les tableaux uniquement pour les données.
• Définissez tous les tableaux. Sélectionnez l’onglet Création de tableau > le groupe Options de style de tableau (si cela est nécessaire) > Cochez toutes les options pertinentes. Ligne d’en-tête est obligatoire.

Ce qu’il faut éviter :

• l’option Dessiner un tableau;
• les captures d’écran et les images de tableaux;
• les cellules fusionnées ou fractionnées;
• les tableaux imbriqués;
• les cellules vides;
• les objets autres que du texte dans les cellules.

Supports

• Joignez les supports audio ou vidéo au courriel, au lieu des ajoutés dans le corps du courriel.
• Respectez les directives de votre ministère en ce qui concerne les exigences en matière de signature.

Couleurs et contraste

Lors de la rédaction d'un courriel, utilisez les couleurs Automatiques et les couleurs d'accentuation du thème. De cette façon, les destinataires peuvent facilement réduire leurs obstacles en appliquant leurs propres couleurs (à partir de l'onglet Format du texte > groupe Styles > menu Modifier les styles > sous-menu Couleurs).

Assurez-vous que le contraste entre le texte et l’arrière-plan soit suffisant. Les renseignements doivent être transmis par d’autres moyens que la couleur seulement. Par exemple, ajoutez une bordure ou une forme différente.

Ce qu’il faut éviter : les images d’arrière-plan.

Langues

• Rédigez des courriels distincts en français et en anglais.
  • Définissez la langue de vérification :
    1. sélectionnez tout le message (appuyez sur les touches Ctrl + A);
    2. sélectionnez l’onglet Révision > le groupe Langue > le menu Langue > Définir la langue de vérification.
• Si vous devez créer un courriel bilingue :
  • Rédigez des paragraphes distinct pour chaque langue, c.-à-d., n’utilisez pas plusieurs langues dans un même paragraphe.
  • Si le courriel commence en français :
    1. ajoutez un signet au début du contenu en français en sélectionnant l’onglet Insertion > le groupe Liens > Signet;
    2. tapez « la version en anglais suit la version en français » dans un paragraphe avant le contenu en français;
    3. ajoutez un lien au texte en sélectionnant :
       1. l’onglet Insertion > le groupe Liens > Lien;
       2. Emplacement dans ce document;
       3. votre signet;
       4. OK.
    4. à partir de Outlook pour ordinateur de bureau, définissez la langue de vérification en fonction du contenu du paragraphe.
• Avant d’envoyer un courriel, définissez toujours la langue de vérification pour chaque paragraphe.

Signature de courriel

Évitez d'utiliser des images dans votre signature. N'utilisez pas d'images de texte.

Suivez les directives de votre organisation en matière de signature.

Vérification de l’accessibilité

Pour utiliser le vérificateur d’accessibilité, sélectionnez :

1. l’onglet Révision;
2. le groupe Accessibilité;
3. Vérifier l’accessibilité;
4. l’option Poursuivre l’exécution du vérificateur pendant que je travaille.

Le vérificateur d’accessibilité est un bon début, mais il ne permet pas de détecter tous les problèmes.

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Date de modification :

2024-10-03